«Nivel avanzado de Excel» aparece en miles de ofertas de empleo. El problema es que casi nunca significa lo mismo para quien escribe la oferta y para quien la lee. Para unos, avanzado es saber hacer una tabla dinámica; para otros, programar macros.
Además, el nivel que alguien declara en su currículum y el que demuestra con un ejercicio delante no siempre coinciden. Aquí tienes cómo pedir el nivel correcto y cómo comprobarlo antes de contratar.
Por qué «nivel avanzado» no basta
Una etiqueta como «avanzado» tiene dos problemas:
- Cada persona la entiende a su manera. Quien usa BUSCARV a diario suele considerarse avanzado, aunque nunca haya montado un informe con varias condiciones.
- No dice qué tendrá que hacer en el puesto. Lo importante no es el nivel en abstracto, sino si sabrá preparar el informe de cada lunes sin ayuda.
Por eso funciona mejor describir tareas concretas y usar los niveles solo como referencia.
Qué sabe hacer cada nivel
Esta es la escala que usamos en nuestro test y en nuestros cursos. Te sirve como punto de partida:
Básico. Se mueve por libros y hojas, da formato a números y fechas, ordena y filtra, y usa fórmulas sencillas: SUMA, PROMEDIO, MÁX, MÍN, CONTAR. Sabe hacer un gráfico sencillo.
Intermedio. Usa funciones condicionales (SI, Y, O, CONTAR.SI, SUMAR.SI), cruza datos de dos tablas con BUSCARV, aplica formato condicional y resume miles de filas con tablas dinámicas. Entiende por qué falla una fórmula cuando aparece un #N/D.
Avanzado. Busca con ÍNDICE y COINCIDIR o BUSCARX, suma y cuenta con varias condiciones (SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO), anida funciones, controla los errores con SI.ERROR, valida datos con listas desplegables y limpia datos que llegan de otros programas. Monta informes que se actualizan solos.
Macros (VBA). Automatiza tareas repetitivas con Visual Basic: informes que se generan con un clic, procesos entre varios archivos. Es un perfil distinto, más cercano a la programación.
Qué nivel pedir según el puesto
| Puesto | Nivel razonable | Tareas típicas |
|---|---|---|
| Recepción, atención al cliente | Básico | Registrar datos, listados, filtros |
| Administración, compras, RR. HH. | Intermedio | Cruzar tablas, informes con tablas dinámicas |
| Contabilidad, control de gestión, finanzas | Avanzado | Informes con varias condiciones, conciliaciones, cuadros de mando |
| Análisis de datos, reporting | Avanzado y, a veces, macros | Automatizar informes periódicos, limpiar datos |
Pedir más nivel del necesario también tiene un coste: espantas a candidatos válidos y pagas por habilidades que el puesto no usa.
Cómo escribirlo en la oferta
En lugar de «Excel avanzado (imprescindible)», describe lo que la persona hará con Excel. Por ejemplo:
Usarás Excel a diario para cruzar los pedidos con el listado de clientes (BUSCARV o BUSCARX), preparar el informe mensual de ventas con tablas dinámicas y revisar desviaciones con fórmulas de varias condiciones. Valoraremos que sepas automatizar tareas con macros.
Así la persona candidata puede valorar de verdad si encaja, y tú recibes menos currículums que no cumplen.
Cómo comprobar el nivel en la selección
1. Un test corto antes de la entrevista
Un test práctico de pocos minutos filtra rápido. Nuestro test de nivel de Excel es gratuito: son 12 preguntas, se hace en unos 3 minutos y está en español, catalán e inglés. Al terminar, cada persona ve su nivel con las respuestas corregidas y puede enviártelo.
2. Un ejercicio real en la entrevista
Diez minutos con un archivo de verdad dicen más que cualquier currículum. Prepara una hoja con unos cientos de filas de ventas (fecha, comercial, producto, importe) y pide, según el nivel:
- Intermedio: «¿Cuánto vendió cada comercial en marzo?». Debería resolverlo con una tabla dinámica o con SUMAR.SI.
- Avanzado: «Añade una columna con el nombre de la zona de cada comercial, que está en otra hoja, y calcula las ventas por zona y producto». Aquí se ve si domina las búsquedas y las funciones con varias condiciones.
Fíjate también en cómo trabaja: si usa atajos, si comprueba los resultados y si sabe explicar lo que ha hecho.
3. Preguntas que delatan el nivel
- «¿Qué haces cuando BUSCARV te devuelve #N/D?»
- «¿Cuándo usarías una tabla dinámica en lugar de fórmulas?»
- «Explícame la diferencia entre $A$1 y A1 en una fórmula.»
Quien tiene el nivel responde con ejemplos de su trabajo; quien no, con generalidades.
¿Y si el equipo que ya tienes no llega al nivel?
A menudo la solución no es contratar, sino formar a quien ya conoce la empresa. Con un test previo se forman grupos por nivel y cada persona aprende lo que le falta para su puesto, en vuestras oficinas o por videollamada. Además, la formación se puede bonificar con FUNDAE.